Положение об обработке персональных данных кандидатов ООО «Юниджайн»

Редакция от «19» декабря 2022 г

1. Общие положения
1.1. Это положение («Положение») устанавливает правила обработки персональных данных («ПД») кандидатов («Кандидат») ООО «Юниджайн» («Компания»).
1.2. Цель Положения – защита ПД кандидатов Компании от несанкционированного доступа, разглашения и неправомерного использования.
1.3. Это Положение размещено в Интернете по адресу https://unigine.com/ru/company/legal/privacy-policy-candidates.
1.4. Кандидат – это физическое лицо, которое направило Компании свое резюме в целях получения работы в Компании.
1.5. Резюме – это документ, который содержит информацию о Кандидате, в том числе, но не ограничиваясь: биографию, сведения об образовании, опыте работы, деловых качествах и навыках. Резюме может быть составлено в любой форме, например, в форме отдельного файла в форматах .docx, .pdf или изложено в тексте письма. Резюме может быть направлено в Компанию по любым каналам связи.
1.6. Направляя отклик на вакансию и (или) резюме, Кандидат дает согласие на обработку ПД в соответствии с этим Положением.

2. Цели обработки ПД

2.1. Компания обрабатывает ПД кандидатов в следующих целях:
2.1.1. Определения соответствия Кандидата требованиям вакансии;
2.1.2. Хранения данных Кандидата в кадровом резерве Компании.

3. Обработка ПД в целях определения соответствия Кандидата требованиям вакансии

3.1. Категория ПД: общие данные.
3.2. Перечень ПД:
3.2.1. Фамилия, имя, отчество;
3.2.2. Дата и место рождения;
3.2.3. Пол;
3.2.4. Фотография;
3.2.5. Биографические сведения;
3.2.6. Сведения об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке (образовательное учреждение, время обучения, присвоенная квалификация, ученая степень, серия, номер и дата выдачи соответствующего документа);
3.2.7. Сведения о местах работы (город, название организации, должность, сроки работы);
3.2.8. Информация о приеме, переводе, увольнении, поощрениях, взысканиях, служебных достижениях и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности Кандидата на предыдущих местах работы;
3.2.9. Сведения о семейном положении, детях, перемене имени, близких родственниках, (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
3.2.10. Сведения о воинском учете сотрудника;
3.2.11. Сведения о судимости;
3.2.12. Сведения о месте регистрации, проживания;
3.2.13. Сведения о миграционном учете и наличии полиса добровольного медицинского страхования (для иностранных граждан);
3.2.14. Контактная информация (номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты, контактные данные в мессенджерах и иных средствах обмена электронными сообщениями);
3.2.15. Сведения о постановке на налоговый учет (ИНН);
3.2.16. Сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер;
3.2.17. Иные данные, указанные в резюме Кандидата;
3.2.18. Копии документов, содержащих указанные сведения (в т.ч. резюме, паспорт, документы об образовании, свидетельства о рождении, заключении и расторжении брака, перемене имени, военный билет, приписное свидетельство, свидетельство о постановке на налоговый учет, страховое свидетельство).
3.3. Перечень субъектов ПД: кандидаты.
3.4. Способы обработки ПД: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПД.
3.5. Сроки обработки и хранения ПД.
3.5.1. Обработка ПД начинается с момента направления Кандидатом резюме в Компанию.
3.5.2. Обработка ПД прекращается с момента наступления одного из следующих событий:
3.5.2.1.В случае принятия Кандидата на работу – до момента прекращения трудового договора;
3.5.2.2.В случае отказа в принятии на работу – до момента сообщения Кандидату об отказе.
3.6. Порядок уничтожения ПД при достижении цели их обработки или при наступлении иных законных оснований.
3.6.1. ПД Кандидата уничтожаются в следующие случаи и сроки:
3.6.1.1.В случае принятия Кандидата на работу – в течение 30 дней после прекращения трудового договора;
3.6.1.2.В случае отказа в принятии на работу – в сроки, указанные в п. п. 4.5, 4.6 Положения.
3.6.2. ПД уничтожаются путем удаления данных из памяти компьютеров (серверов) компании, уничтожения документов на бумажных носителях способом измельчения. Уничтожение производится единолично лицом, ответственным за обработку ПД в компании.
3.7. Примечание. Компания имеет право собирать и получать данные, указанные в п. 3.2.8,
3.2.16 Положения, самостоятельно и (или) от третьих лиц, в том числе из открытых источников и путем опроса предыдущих работодателей Кандидата.

4. Обработка ПД в связи с хранением данных Кандидата в кадровом резерве Компании

4.1. Категория ПД: общие данные.
4.2. Перечень ПД:
4.2.1. Фамилия, имя, отчество;
4.2.2. Дата и место рождения;
4.2.3. Пол;
4.2.4. Фотография;
4.2.5. Биографические сведения;
4.2.6. Сведения об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке (образовательное учреждение, время обучения, присвоенная квалификация, ученая степень, серия, номер и дата выдачи соответствующего документа);
4.2.7. Сведения о местах работы (город, название организации, должность, сроки работы);
4.2.8. Информация о приеме, переводе, увольнении, поощрениях, взысканиях, служебных достижениях и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности Кандидата на предыдущих местах работы;
4.2.9. Сведения о семейном положении, детях, перемене имени, близких родственниках, (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
4.2.10. Сведения о воинском учете сотрудника;
4.2.11. Сведения о судимости;
4.2.12. Сведения о месте регистрации, проживания;
4.2.13. Сведения о миграционном учете и наличии полиса добровольного медицинского страхования (для иностранных граждан);
4.2.14. Контактная информация (номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты, контактные данные в мессенджерах и иных средствах обмена электронными сообщениями);
4.2.15. Сведения о постановке на налоговый учет (ИНН);
4.2.16. Сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер;
4.2.17. Иные данные, указанные в резюме Кандидата;
4.2.18. Копии документов, содержащих указанные сведения (в т.ч. резюме, документы об образовании, свидетельства о рождении, заключении и расторжении брака, перемене имени, военный билет, приписное свидетельство, свидетельство о постановке на налоговый учет, страховое свидетельство).
4.3. Перечень субъектов ПД: кандидаты, которым Компания сообщила об отказе в приеме на работу. Отказ также считается направленным, если Компания не направила Кандидату никакой информации в течение 2 месяцев.
4.4. Способы обработки ПД: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПД.
4.5. Сроки обработки и хранения ПД: с момента направления Кандидатом резюме в Компанию и в течение 10 (десяти) лет после этого события.
4.6. Порядок уничтожения ПД при достижении цели их обработки или при наступлении иных законных оснований.
4.6.1. ПД уничтожаются в течение 30 дней после истечения срока, указанного в п. 4.5 Положения.
4.6.2. Уничтожение ПД производится путем удаления данных из памяти компьютеров (серверов) компании, уничтожения документов на бумажных носителях способом измельчения.
4.6.3. Уничтожение производится единолично лицом, ответственным за обработку ПД в компании.
4.7. Примечание. Нахождение в кадровом резерве означает, что Компания может по своему усмотрению время от времени предлагать Кандидату рассмотреть вакансии.

5. Сбор ПД и согласия на обработку ПД

5.1. Компания собирает о Кандидатах данные, указанные в п. п. 3.2, 4.2 Положения.
5.2. Компания получает ПД непосредственно от Кандидата. Кандидат должен предоставить Компании по ее просьбе актуальные ПД, которые указаны в разделах 3-4 Положения.
5.3. ПД, указанные в п. п. 3.2.8, 3.2.16 Положения, Компания может получать самостоятельно и (или) от третьих лиц, в том числе из открытых источников и путем опроса предыдущих работодателей Кандидата.
5.4. До момента получения любых ПД от Кандидата Компания должна получить от Кандидата согласие на обработку ПД. Ссылка на это Положение размещается в тексте вакансии на сайте по поиску работы. Направляя отклик и (или) резюме, Кандидат дает согласие на обработку ПД в соответствии с этим Положением.
5.5. В случае изменения ПД Кандидат должен сообщить Компании актуальные данные в течение 7 дней. Если Кандидату было направлено сообщение об отказе в приеме на работу, он может не сообщать Компании новые данные.

6. Хранение и защита ПД

6.1. ПД в бумажном виде хранятся в подразделении, работник которого назначен в качестве ответственного за работу с ПД работников Компании, в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.
6.2. ПД кандидатов могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети Компании. Доступ к ПД в локальной сети имеют работники Компании, указанные в п. 8.1 Положения. Компьютеры работников, имеющих доступ к ПД, защищены паролями.
6.3. ПД, указанные в п. 3.2, хранятся до наступления сроков, указанных в п. 3.5 Положения.
6.4. ПД, указанные в п. 4.2, хранятся до наступления сроков, указанных в п. 4.5 Положения.
6.5. Копировать и делать выписки из ПД кандидатов разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя Компании, либо лица, ответственного за работу с ПД.

7. Передача ПД

7.1. Обработка ПД может быть поручена и (или) ПД могут быть переданы иностранным подразделениям Компании (трансграничная передача данных):
7.1.1. ООО «Юниджин Глобал» (Unigine Global, LLC), ИНН/TIN 02297302, Армения, 0006, г. Ереван, Шенгавит, улица: Г. Нжде, 17;
7.1.2. UNIGINE HOLDING S.à r.l., регистрационный номер: В211502, 9бис рю Басс, 4963 Клеменси, Люксембург (9bis rue basse, 4963 Clemency, Luxembourg).
7.2. При передаче ПД иным лицам, кроме указанных в п. 7.1 Положения, должно быть получено согласие Кандидата на передачу его данных третьему лицу, кроме случаев, когда такое согласие не требуется в соответствии с законодательством.

8. Доступ к ПД

8.1. Доступ внутри Компании. Право доступа к ПД имеют:
8.1.1. Руководитель Компании;
8.1.2. Работники административно-управленческого подразделения (АУП);
8.1.3. Лица, ответственные за обработку ПД в Компании;
8.1.4. Лица, участвующие в рассмотрении резюме Кандидата.
8.2. Лица, имеющие доступ к ПД, могут использовать их только для целей, указанных в этом Положении. Использование ПД для других целей, в том числе предоставление третьим лицам, строго запрещено.
8.3. Предоставление ПД по запросам государственных органов. В случаях, предусмотренных законодательством, Компания обязана предоставить ПД Кандидата государственным органам. Такими случаями являются, в частности: запросы судов, правоохранительных органов, налоговых органов, военных комиссариатов и т.п.
8.4. Предоставление ПД Кандидата иным лицам, в т.ч. родственникам и членам семьи. В указанном случае ПД Кандидата могут быть предоставлены только с письменного согласия самого Работника.

9. Уничтожение ПД

9.1. ПД уничтожаются в случаях и сроки, указанные в п. п. 3.6.1, 4.6.1, 11.2-11.5 Положения.

10. Права Кандидата

10.1. Кандидат имеет следующие права относительно своих ПД:
10.1.1. На полную информацию о его ПД и обработке этих данных;
10.1.2. На свободный бесплатный доступ к своим ПД, включая право на получение копий любой записи, содержащей ПД, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
10.1.3. Требовать от Компании уточнения его ПД, их блокирования или уничтожения в случае, если ПД являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
10.1.4. Определять своих представителей для защиты своих ПД;
10.1.5. Требовать исключения или исправления неверных или неполных ПД, а также ПД, обработанных с нарушением закона. При отказе Компании исключить или исправить ПД Кандидата он имеет право заявить в письменной форме Компании о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
10.1.6. Отозвать согласие на обработку ПД. Заявление Кандидата об отзыве согласия должно быть направлено по адресу: г. Томск, ул. Студенческая, 2а. В заявлении должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер паспорта, подпись Кандидата. В случае отзыва согласия Компания вправе продолжить обработку ПД при наличии оснований, при которых согласие на обработку ПД не требуется.
10.1.7. Дополнить ПД оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
10.1.8. Требовать, чтобы Компания известила всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные ПД Кандидата, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
10.1.9. Обжаловать в суд любые неправомерные действие или бездействие Компании при обработке и защите его ПД.

11. Сроки реагирования Компании на обращения Кандидата

12. Прочие условия

12.1. Компания может время от времени вносить изменения в Положение. Изменение
вступают в силу немедленно с момента публикации, если Компания прямо не указала
иное. Кандидаты должны самостоятельно отслеживать изменения в Положение.
Кандидат подтверждает согласие с новой редакцией Положения, в том числе, но не
ограничиваясь, если совершает одно из следующих действий: направляет Компании
отклик на вакансию и (или) резюме; ведет с Компанией обмен сообщениями
относительно работы в Компании.